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云方块酒店管理软件防漏百科全说
  • 作者:云方块软件
  • 发表时间:2007-03-08 21:14
  • 来源:云方块软件

云方块酒店防漏百科全说
(第三版)

 
工作中酒店员工利用职权和利用酒店管理漏洞、或者因酒店管理软件漏洞百出、软件不严谨等原因进行的贪污现象:
1、     不登记直接发房卡;
2、     通过换房发房卡(不登记);
3、     结账退房不清卡。二次房态(开钟点房、凌晨房等);
4、     发票,开票金额与客人消费金额不等;
5、     通过修改房价赚取差价;
6、     房费折扣的权限冲调而赚取冲调的费用;
7、     客房商品和前台商品通过外购赚取差价;
8、     现金结账,采用挂账或者刷卡结账;
9、     已退房未结账客人一定时间段内未结账,私自结取金额,或者重新入住然后退取押金,私自赚取;
10、    离店客人的账务随意反结;
11、    哑房账:一些会议或大型活动时,有些单位或客人只交会议费而没有开房间,形成了“哑房帐”;
12、    、非平客人:个别客人住房时,离开酒店却没有办离开手续,押金仍留在酒店,被称为“非平客人”。
 
云方块防漏问答:
1、 把以前“哑房帐”和“非平客人”的预交押金用电脑转移到新入住客人的帐上充做新来客人的押金,结帐时,对客人按照正常实际发生的金额结算,将转帐过来的钱在电脑上做成退款,然后从收银台备用金中拿走相应数额的现金。      
答:非平账务、哑房账操作需要验证权限。
2、 收费系统存在漏洞,即在打印收据时,只有在确认打印成功后,计算机才会存入收据内容。于是利用漏洞,进行人为操作,造成计算机里保存的数据与打印的收据数据不符,开具大头小尾的收据。
答:先入账再打印,单据编号连锁唯一,并且记录每笔收付款的打印次数。错误的单据只能冲红,不能删除。
3、 夜审前当班的服务员通过提前打印客人结帐的帐单,然后修改房价正常过夜审,赚取修改房价前与房价后的差额。
签:修改房价,换房等在交班报表中有房单异动体现。需要财务核账时注意。
4、 前台通过将待结客人的余额转到住店客人的名下(一是客人逃帐,待结金额为正,前台为了逃避责任,通过降低房价等,将金额转到住店客人名下。二是有些客人挂帐时间比较久,前台服务员把挂帐的余额转到住店客人名下)。
答:每日有走结客人已结账报表财务需要关注。走结客人结账必须权限验证才可重结。
5、 客房与前台相互作弊,把干净房设置为脏房,然后将其出售或将实际已退的未到退房时间的房间,电脑里不做退房处理,再将其出售。
答:每班交班报表中当班异动有退房超时报表供查询。结账后自动退房,同时可设置不退房不打印结账单。
6、 混合结帐时,明现金结帐,采用挂帐或其他结帐方式,所收现金不入帐。
答:交班报表体现每班挂账,需要财务查询。
7、日租房:收银与接待合伙利用换房的操作来达到侵占酒店收入:(1)客人当天入住当天退房,以现金方式结帐,收银未在电脑中进行退房帐务操作(或先挂走帐再恢复至结帐前状态,或先按正常结帐再马上恢复至结帐前状态)。
答:当日挂账与挂走账报表供财务查询。反结账需要权限验证。
(2)张先生客人退房的前后恰好李先生客人入住,接待先删除李先生客人入住记录,再将张先生客人电脑中做换房操作,换至李先生客人刚才删除的房号中,同时将张先生客人电脑中所有资料更改为李先生客人资料,并将张先生客人所有帐单、登记单据销毁,已此操作将张先生客人日租房费侵占。
答:换房必须清卡、账单单据无法删除销毁。只能冲调。有冲调记录查询。
8、半天房:收银利用时间差与管理人员合伙侵占半天房费。
(1)商务楼层客人12点后14点前退房,结帐以现金支付的,收银员利用个别客人不了解酒店相关政策的情况仍加收半天房费后电脑中只以一天房费结帐;14点后18点前退房加收半天房费后请相关管理人员签字,电脑中仍按一天结帐;18点后退房加收全天房费后按加收半天房结帐。需请管理人员签字或与管理人员合伙侵占加收房费。
(2)其他楼层客人12点后退房,结帐以现金支付的,收银在加收半天房费后电脑中只以一天房费结帐;18点后退房加收全天房费后按加收半天房结帐。需请管理人员签字或与管理人员合伙侵占加收房费。
答:云方块软件根据酒店营业规则自动加收房租。同时建议酒店制定以下管理条例:
  a. 涉及金额变化的必须做扣减,扣减必须经过相关人员(店长等)签字。
  b. 为便于财务审帐能更清楚的明白扣减缘由,建议做扣减先到财务审批后,再由店长签字。
C.12点退房自动加收半天房费,18点退房自动加收全天房费,房费冲调必须输入原因。
9、客人退房后,收银员告诉客房中心说客人要打扫房间,干净房直接开房给钟点房客人,房费不入帐. 或者反之
答:客人退房须清卡,重新发卡有登记入住信息保存,不能删除。退房无房费和消费录入在交班表体现。
10:在发票上动手脚 (开阴阳单,多收取发票税金)
答:客人开取发票,软件里必须输入发票上的发票号,金额必须与客单上消费保持一致!多开发票必须有发票增值税,每使用一次发票要在发票使用登记本上进行登记,内容包括日期及开票时间、房号、开票单位、开票理由、开票人签字等项目。每班次开出的发票由当班的总台主管或经理进行核查。
13、    商品通过外购补入房间赚取差价。
答:启用手工商品销售单,商品有商品单号,商品销售必须输入单号,与房间商品销售保持一致。每天由房务部文员和计财部核对前一天的杂项和小酒店的消耗情况,经核对一致即可。杂项收费单每次使用必须进行登记记录,不得私自对废票进行处理,每月根据领取的票号上交财务,不得缺号。
14、    房态漏洞(1)客房与前台相互作弊,把干净房设置为脏房,然后将其出售;(2)将实际已退的未到退房时间的房间,电脑里不做退房处理,再将其出售。(3)私自招待亲戚朋友。
答: 这是高级漏洞,需要管理、硬件设施上的配合,防范方法:
a、财务应不定期抽查房态。
b、控制房间电源。更换房间取电盒,购买与房卡一一对应取电盒,其它房卡不能取电,而楼层卡,卫生卡不可能时刻用于取电。
15、    收银员开维修房给熟悉客人入住,以逃避房费。收银员直接制门卡而不开押金单和帐单
答: 入住必须开房卡。维修房不能制卡。入住不了。可设置没登记身份证不能入住。
二、常见的收银环节中的工作漏洞及预防措施
1、发票的漏洞及管理:
  在饭店经营中,发票管理出现漏洞现象较多,既有客人需要发票的,也有不要的,所以规避漏洞必须加强发票的管理,现今随着我国财政税收工作的不断完善,大多服务业中一般有机打发票和定额发票两种,也有部分小城市仍然使用手工开具发票,在这里,我们重点谈一下存在的漏洞及监控方法。
(1)收银员截留客人不要的发票:如客人自行就餐,不需要发票,收银员则根据账单金额,按照相应对等金额私自截留,留作已用。
(2)收银员钻不要发票客人漏洞,截留账款。通常在一家财务收银管理混乱的酒店会发生,如客人不要发票,收银员销毁收费单据,截流收入。
(3)发票大头小尾:在我国大量使用手工开具发票时代,此种作弊现象大量发生。如客人实际消费180元,收银员开具发票时,给客人按实际消费金额开具,而在财务联和存根联则按小于实际消费的金额开具,从而给自已截流收入创造条件,进行作弊。或是将客人联发票金额按客人要求多开具一定金额,而存根和财务联则按实际消费金额开具发票。这些,既给酒店造成一定的经济损失,也使酒店造成管理上的混乱,甚至是财经法律责任。当然,随着我国财经法制的不断完善和对机打定额发票普及使用,此种作弊现象已少有发生。
以上因发票管理使用上和漏洞,在饭店中当引起重视,首先,要求收银在做账中对已开具发票的账单,加盖发票已开出章,以便于财务进行统计,未要发票账单,也应注明。其次,对于发票的使用应有专人管理,核对发票号码,并进行销号。另外,在发票使用管理上,尽量配合税务机关使用可监控发票系统。
2、自助早餐重复收费之漏洞
在餐饮饭店中,一般有自助早餐这项服务,往往收费标准又是统一的。因此,在收银工作中,也是及容易作弊的一个环节。曾经在济南ХХ大酒店,就发生过有收银员利用收费标准一致的情况,用同一份收费账单向,同样人次就餐的客人收费,而入账时则减少入账,截流现金收入。虽事后根据员工举报酒店依法进行了处理,但仍暴露出来这一环节如不加强监控管理,特别容易使人作弊。从而给酒店造成一定经济损失。
在这里,我们需要明确的是,必须加强管理中的制约关系,比如,每天餐饮开早餐时,收银员和餐饮吧台服务员必须一同上岗,且要求吧台服务员做好早餐就餐人数的统计,对免早和收费早餐做好分类统计,并与收银员进行核实对证。作好记录。发现出入,应及时逐级向主管上级汇报,以便及时处理。
3、收银备用金及长短款的漏洞及管理
饭店中,收银点一般会根据结算工作需要,从财务部领取一定备用现金,以便日常收款结算时找零兑换使用。为防止收银私自挪用备用金,酒店相关监控部门必须做到不定期抽查备用金使用情况,尽量减少收银备用金数额,如每班次收银发生现金长短款时,必须要求收银员认真自查,对不明原因的长短款,长款要如实上交财务,短款由责任人赔偿。在饭店中,一般发生长款的原因多是由客人找零而发生的,饭店管理者且不要忽视长款的管理,因为日积月累的找零长款,也是极容易滋生漏洞的源头,所以,必须加强管理,认真对待。
 
4、账单的使用漏没及管理
收银管理中,账单的管理也至关重要,曾经发生多例酒店账单管理混乱,收银员趁机私自收费后销毁账单,截流现金收入现象。所以,在日常收银账单的管理上,应当采取以下措施来进行监控管理:
(1)账单使用必须填制账单控制报表,并要求收银不得跳号使用,必须连号使用。
(2)作废账单必须在账单上详细注明作废原因,由相关两人以上工作人员签字,收银主管审核签字确认。
(3)每次收款,账单作为收费单必须连同附单,食品菜单,酒水单一同附上交财务。
5、变更收费标准,进行作弊。
收银对对客结账时,将单价更改,多向客人收费,而按实际单价入账,此种作弊现象不仅给酒店造成经济损失,一旦被客人发现,更是会给酒店造成极其恶劣的影响。所以,对待此问题,一是要加强日常员工队伍教育,二是一经发现,坚决对当事人予以辞退,从而树立良好的职业氛围。
6、折扣折让漏洞及管理:
收银员利用折扣优惠钻空子进行作弊,在饭店中屡见不鲜,主要表现如下:
(1)收银员接受在酒店无权打折管理人员打折优惠,给予有权打折管理人员越权扩大权限打折优惠。
(2)收银员利用工作之便,给予无权享受折扣优惠的客人进行打折优惠,如自己的亲朋好友,熟人等。
(3)收银员全额收款后,将账单变更为折扣优惠收款的账单,并将折扣优惠金额据为已有,从而给酒店造成损失。
以上问题,在很多酒店中都发生过,从酒店财务管理角度来讲,根本杜绝是不太可能,但如何做到减少损失及发生率,我们认为,首先,酒店必须明确规定各级管理人员优惠打折的权限,并以文字的形式下发执行。其次,加大夜审账务稽查力度,严格把关。并拒绝口头授权打折,对于折扣优惠的账单,必须由有效人签字后上交,并注明事由。此外,作为饭店的老板和职业经理人,都应以身作则,带头执行,财务夜审对于一切违规无效的打折优惠账单,一律退回收银,该让有效人签字的签字,该让收银员补齐折扣金额的补齐。对于打折无效的单据,绝不能开口子,否则,会给日常的经营管理造成混乱,更会使酒店形成经济损失,降低毛利率。
7、司机佣金提成的漏洞及管理
现今很多酒店为了加大营销力度,采用司机送客提成的销售手段,如有的饭店司机送客来就餐,给予每次10元的现金提成,有的饭店则是按送客的人次按每位提取。
这里我们主要讲的是餐饮饭店,我国的综合性星级酒店的司机佣金提成,主要指司机介绍客人住店消费的情况给予提成。
曾经在山东某四星级酒店,发生过出租车司机和酒店工作人员,在未有送客就餐的情况下,作弊冒领送客而领取提成的事件,虽然事后酒店将当事员工进行了严肃处理并辞退,但仍然暴露了司机佣金管理如果不够严谨,极易使人钻空子作弊问题,对此,饭店必须完善工作制约关系,规范司机佣金提取程序,审核程序,并实行‘三方’签字制度。即由前厅迎宾员(在有的饭店可是行李员或门童)、餐厅服务员、收银员三方共同填制司机佣金提成表,详细填写送客几位、就餐桌号、出租车号、就餐时间、日期等内容。并由大厅现场经理签字审批后当时发放。班次结束后送交财务审核。
8、酒店支付的漏洞及管理
酒店支付,是饭店业的一个行业特点,又称内部招待,意即饭店自己招待的宾客或由酒店免费提供就餐的一种结算方式。它主要存在以下的漏洞:
(1)收银员和酒水员串通,伙同经办人随意提高就餐标准
(2)收银员串通吧台酒水员将部分酒水香烟记入酒店支付账,再将实物据为已有。
(3)收银员将个人工作失误引起的跑单、漏单制成酒店支付账单,然后冒充总经理签字上交财务。
以上不难看出,酒店支付,虽是免费的结算方式,但也是收银漏洞之一。故此,我们在日常管理当中,理应制定酒店支付制度,和申请酒店支付的审批程序。采用先批准,再用餐,后审核的管理方式,如酒店相关业务部门如因业务需要内部招待,必须提前到酒店办公室填写酒店支付通知单,经总经理批准后,方可持通知到餐厅就餐。餐饮部人员对于未持书面通知书的内部招待,不能按酒店支付受理。当然,为了避免类似事件发生,酒店财务部也应加大审核力度,做到熟悉酒店领导人的签字样本,熟悉酒店支付管理制度,才能做到万无一失。
9、用人失察导致财务信息泄露的重大漏洞
作为酒店的一名收银员,酒店在人员选用和使用时必须严格把关,并在实践工作中培训保密意识,保密制度。要求收银员不得向任何外人泄露酒店的销售收入等财务信息,并杜绝商业财务信息无故泄露,从而造成酒店经营被动局面和负面影响。曾经在饭店行业中发生过一例同行业酒店派自己员工去竞争对手酒店中应聘收银员,对该酒店销售收入进行摸底掌握的不正当竞争行为。当然,酒店要想杜绝此类事件发生,在加强用人管理的同时,更重要的是培养一支有着良好职业道德的优秀收银团队。
10、收银员业务不精而因个人过失造成的工作漏洞
(1) 收银员接受假钞假币,造成经济损失。
(2) 收银受理了无效信用卡,或发生信用卡透支损失。
(3) 收银员受理了假支票,或是受理空头支票
以上几种收银环节中的工作漏洞和种种作弊现象,,实践当中还有很多,我们不再一一列举,那么,如何在日常经营管理当中规避收银漏洞,降低并减少收银的作弊事件发生和因工作时误造成的经济损失呢,将是我们重点所要关注的。
三、如何加强财务管理、规避减少作弊现象
1、科学设置财务岗位
  收银作为饭店财务部的一个组成部分,对其科学合理的定编定岗尤为重要,以下是通常一家专营餐饮饭店的财务部组织结构:
财务部经理
收银组 夜审组 会计组 采购组
宴会 大厅 日 夜 出 成 会 采 保
收银 收银 收银 审 审 纳 本 计 购 管
  在一般星级酒店中,财务部的组织机构相对要大于一般专营餐饮饭店。在这里,我们看到,在现代财务管理工作的体系中,财务部岗位设置必须遵循“财务收支两条线”的基本原则而设立。而在饭店业中的财务结构中,我们不难看出,多了一个夜审环节,由此可见,酒店财务管理对收入这条线,属于重点监控的对象。财务管理,正所谓一环扣一环,环环相扣,才能形成良性循环。同样,我们知道了夜审在饭店财务中设置的必要性,也就知道了科学合理岗位的重要性了。  
2、严格认真选用收银员
  在饭店中,收银员的选用必须作为重点,俗话说“现代企业的竞争就是人民才的竞争”,收银作为一个专业性强,职业道德要求高的一个重要岗位,在人员选用上,更是应当本着慎重、负责、严格把关的态度认真选用,培养使用。
以下是☆☆饭店收银员的任职要求:
(1)、性别:男女不限
(2)、年龄:19-25周岁
(3)、学历要求:财会中专及以上学历
(4)、外语水平:初级及以上
(5)、身体状况:健康、无残疾,形象较好
(6)、熟悉财务基础知识,熟练掌握电脑操作
(7)普通话流利,语言表达清楚,思路清昕,反映机敏。
(8)、有着高度的责任感和良好的职业道德,无不良处分史
(9)、坚持原则,敢于向违反财经纪律和酒店财务制度的一切现象作斗争。
(10)、具有吃苦耐劳的精神和认真负责的工作态度。
3、完善工作制约关系
在饭店中,收银班组是一个既敏感又焦点的岗位,在实际工作配合当中,它是既独立于一线部门隶属于财务部门的一个班组,其服务工作又要接受现场经理监督管理的岗位。所以它和其他岗位是一个既相互配合又相互制约的关系。下面让我们理顺一下它们相互之间的关系:
(1)收银员与吧台酒水员的关系 酒水员负责给客人供给酒水香烟,并及时填酒水香烟单,客人随要随加记,并在客人结算以前及时汇总报送收银,以便于工作收银及时录入收款。
(2)收银员与点菜员(服务员)的关系
收银员不能代替服务员给客人点菜,不能填制点菜单,同酒水员一样,点菜员点菜完毕后必须将填写清晰,记录准确的点菜单及时报送收银录入,以便于收银及时汇总录入结账。
(3)收银与厨房的关系
饭店所使用菜单,必须是一式三联单,即,财务联、餐饮联、厨房联三部门各自留存,并定期核对,查看实际点菜金额和收款金额有无出入,发现出入应共同协调,查找原因,找出问题解决问题。
现今,在餐饮业中,部分饭店已采用计算机点菜系统,虽然讲算机系统相对手工点菜效率较快,但由于它毕竟由人工操作,所有不能说它是最完美的点菜方法,相对手工,还有易于更改,数据留存安全风险大的弊端,故在实践当中,使用此系统用户更应重视账务审核,才能做到万无一失。
(4)、收银与夜审的关系
收银与夜审同属于财务部,收银对自己的账务负责,对夜审的工作全力配合,夜审对收银的所有账务进行认真稽查,堵塞漏洞,并对酒店负责。
(5)确立账、款、物分开的制约原则
在酒店中,负责审核收入的夜审决不能由收银员兼职,负责酒水记账的吧台人员也不能由收银代替,负责收缴现金收入的出纳不能由夜审代替,(收银员将账交给夜审,将现金实物交给出纳)才能有效做到账款物分开,避免出出任何工作漏洞。
4、健全账务体系
在财务管理中,杜绝作弊现象发生的重措施之一,就是建立健全账务体系,且需要做到以下几点
(1)完善制定财务管理各项制度、规范。
如明确制定酒店管理人员折扣权限、酒店支付制度、应收帐款挂账制度等,并以书面文件形式下发,组织相关部门员工学习落实执行。
(2)理顺健全财务收入工作流程
如制定财务各岗位工作流程,岗位职责。完善账务勾稽关系,规范夜审与收银工作配合流程。
(3) 完善表格制度
在酒店财务管理中,收银员在做账时必须要根据财务要求填制相关报表,以便于财务统计和稽查。完善表格制度,必须加强表格实用性,制作有利于财务稽核的表格。根据需要,财务也可随时调整设计财务收银表格,以使其更加完善实用。
(4) 规范电脑账与手工账的制约核对体系
在我国电脑收款结算大量普及应用的当今时代,电脑账与手工两个账务体系之间的关系必须严格把关,认真稽查。夜审人员在审查账务时必须通过电脑和手工两个渠道对账,发现问题,堵塞漏洞,避免问题发生,从而做到账账相符,账实相符,账款相符。
5、加强财务稽核力度,严格把关。
收银员的账务,在饭店里主要由财务夜审人员来审查。夜审组作为财务经理直接领导下的一个内部稽核小组,主要负责对各收银点营业点的账务和收入进行稽核,其主要审核重点如下:
(1)审核当天各收银点及营业点送审的账单、收据及报表是否正确,有无错收、漏收等差错,发现问题,查明原因,做出记录,尽力补救。
(2)根据夜审权限,打印夜审所需的电脑报表资料,与收银各班次电脑明细报表,手工填制报表核对。并通过电脑和手工两个渠道来查证,核对有无出入。
(3)审核挂账单位账,有无有效人签字,核对留存笔迹。
(4)审核酒店支付、折扣折让账单有无有效人签字,对于无效或超出权限的账单,一律做退回处理,并做好记录。
(5)审核收银账单、发票号码,无无缺号、跳号使用,对于作废账单发票,查明原因是否属实,有无相应人员签字,如有丢失账单,发票现象,必须查明责任,责令当事人写出书面事实经过,报经理批准处理。
(6)日审根据夜审报表与出纳核对现金实际收到数额,如有出入汇报经理,查明原因,落实处理,保证将就上缴的收入准确上交现金库。
(7)不定期抽查收银各岗位使用情况,发现问题,及时落实责任并解决。
(8)日审人员将审核无误的应收帐款有效账单与会计人员做好交接,并如实统计记录。